10 tips for gode workshops

Innoco gjennomfører mange workshops for bedrifter med innovasjonsbehov. Dette kan være i forbindelse med konkrete prosjekter, kompetanseheving eller strategisamlinger. I en workshop er det viktig at deltagerne sitter igjen med konkrete resultater, kunnskap og inspirasjon til å jobbe videre. Her følger 10 prinsipper vi følger for å oppnå best resultat:

Enkelhet

Som de fleste andre ting i livet er det enkle ofte det beste. Med mange ulike mennesker er det lite hensiktsmessig å gjøre ting vanskeligere enn de er. De deltagerne som har kunnskap om temaet fra før, benytter som oftest workshopen som en anledning til å komplementere denne, mens nybegynnerne får en sjanse til å henge med fra starten. Til slutt vil deltagerne fungere på ca samme nivå.

Tydelige mål og kommunikasjon

Dette er vel neppe en overraskelse for noen, men som fasilitator kan man noen ganger fokusere så mye på innholdet at man glemmer den viktige kommunikasjonen om målet med workshopen. I tillegg må man informere om hvor vi er i løpet av dagen og hva vi har vært i gjennom til slutt. Hvis dette kommuniseres tydelig vil man lettere kunne fokusere på oppgavene i stedet for å bruke energi på usikkerhet rundt mål, mening og for den del når lunsjen skal være.

Priming

Med priming mener vi å danne et felles forventningsgrunnlag for deltagerne. Dette er viktig fordi alle sannsynligvis kommer inn i workshopen med helt ulike tanker om hensikt, innhold og resultater. Hvis man ikke sikrer en felles basis vil det ta lengre tid å få gruppa samstemt. Priming gjøres enkelt ved et innledende foredrag og enkle gruppeøvelser.

Gruppearbeid

Å dele opp deltagerne i mindre grupper i løpet av dagen er viktig av flere årsaker. Det blir eksempelvis flere fora for problemløsing og flere får komme til orde. I tillegg vil det skapes et visst konkurranseelement mellom gruppene. Når gruppearbeidet er ferdig presenterer gruppene for hverandre i plenum.

Ulike deltagere, ulikt innhold

Selv om man kan styre forventninger til en viss grad, er det likevel viktig å ta hensyn til den bakgrunnen deltagerne har. En ingeniør tenker som regel annerledes enn en regnskapsfører. Dette betyr også at man må legge opp innholdet ulikt. I grove trekk snakker vi om mennesker med regelbasert versus problemløsende arbeidsoppgaver. De med regelbasert jobb har ofte ikke like mye trening i kreative øvelser, og man må derfor bruke noe mer tid på forståelse av dette.

Kunder!

Så enkelt, og likevel så vanskelig. Innoco oppfordrer alltid at bedriften tar med kunder i workshopen. Dette fordi kunder sitter på reell kunnskap om behov og verdi. Dette kan vi som innovatører nemlig aldri synse oss fram til selv. En workshop uten kunder blir derfor i beste fall en teoretisk forberedelse til kundeinnsiktsfasen (om ikke dette er gjort grundig på forhånd).

Fleksibilitet

Ideelt sett hadde alt blir som planlagt, ikke sant? Men det skjer jo sjelden, også i workshopsammenheng. Som fasilitator må man være forberedt på å måtte endre dreieboka underveis i prosessen. Kommunikasjonen til deltagerne må fortsatt være klar og tydelig, og dette fordrer at fasilitatorene ikke tar disse beslutningene i plenum. Fokusert fleksibilitet altså!

Tidspress

I gruppearbeidene er det bedre å gi for lite tid til oppgaveløsing enn for mye. Hvorfor? Fordi dårlig tid øker tempoet og dynamikken i gruppene. I det gruppene blir sittende å kjede seg er det vanskelig å få opp den viktige driven igjen.

Lokaliteter

Stor plass for foredrag, og gode muligheter for gruppearbeid er viktig. Dessuten er det jo alltids fint med god tilgang på frukt, mineralvann og en god lunsj midt på dagen.

Resultat: Handling

Inpirasjon og kompetanse er viktig, men holder ikke lenge hvis det ikke fører til konkret handling. Workshopen må derfor munne ut i en handlingsplan med dedikerte ansvarsområder. Dette må baseres på arbeidet så langt og kan være tema for det siste gruppearbeidet. Slik får man eierskap og engasjement til videre satsning.

Det finnes selvfølgelig en haug med andre tips og triks også. Hva er dine erfaringer?